Quoi de plus frustrant que de sans cesse avoir l’impression de manquer de temps ? Vous culpabilisez de ne pas accorder suffisamment de moments de qualité à votre famille ? Vous jonglez entre les obligations personnelles et professionnelles ? Vos journées de travail sont consacrées aux opérations plutôt qu’à votre développement d’affaires ou aux activités à haut rendement qui permettent à votre entreprise de croître ? Avez-vous pensé à revoir votre organisation ?

Il est parfois possible de se sentir coincé(e) dans un cercle vicieux. Pourtant, en prenant un peu de recul, il est tout à fait possible de reprendre le contrôle de votre temps. Voici quelques astuces pour créer un équilibre sain dans votre vie grâce à une meilleure organisation et à l’optimisation de votre productivité.

ORGANISER VOTRE AGENDA

Un seul agenda pour tous vos rendez-vous :

Pourquoi jongler entre de multiples agendas ? Regroupez tous vos rendez-vous dans le même agenda qu’ils soient professionnels ou personnels. Ainsi, vous instaurez un équilibre pour tous les aspects de votre vie et vous vous assurez que rien ne vous échappe.

De plus, en distinguant vos rendez-vous avec des codes couleur selon leur catégorie, vous obtiendrez une vision globale de la répartition de votre temps.

ORGANISER VOS TÂCHES

• Les tâches n’ont pas leur place dans votre agenda. En effet, celui-ci ne doit inclure que vos rendez-vous. Les tâches doivent, quant à elles, être gérées dans une autre application;
• Il existe des outils très utiles pour gérer les tâches que vous attribuez à vos employés, partenaires, collègues, clients ou projets. Connaissez-vous Asana, Trello, Monday.com, Basecamp, Airtable ?
  À vous de choisir celui qui vous convient le mieux;
• Terminez votre journée en préparant celle du lendemain.

GÉRER VOTRE TEMPS

• Commencez votre journée en vous choisissant :

Commencez vos journées tôt par une activité qui vous ressource. Ce sera VOTRE moment qui vous énergisera pour toute la journée.

• Commencez votre journée de travail par l’activité qui vous semble la plus importante car généralement c’est le matin que l’énergie est à son meilleur.
• Planifiez vos blocs de temps :

Placez à votre agenda des blocs de temps pour chacune de vos activités. Que ce soit le temps réservé à votre famille, vos sorties, vos activités sportives, les temps de réflexion, les retours d’appels, la gestion de vos courriels, le démarchage, la facturation, la R&D, tout sera planifié.

• Supprimez les notifications et toute distraction externe :

En réservant des blocs de temps par activité vous optimisez votre temps et votre concentration. En effet, vous travaillez une seule fois sur le même type de tâches (exemple : répondre à vos courriels). Il est donc primordial de ne pas laisser les notifications vous déconcentrer. Supprimez-les et soyez à l’affût de toutes aucune place et conservez votre concentration optimale.

• Gérez votre disponibilité

Enregistrez un message sur votre boîte vocale indiquant les moments auxquels vous n’êtes pas disponible et votre délai de réponse.

• Urgences et priorités

Sachez reconnaître les vraies urgences et respecter les priorités que vous vous êtes fixées.

• Terminez la journée en préparant celle du lendemain

Lorsque vos tâches et rendez-vous sont planifiés pour le lendemain, vous terminez la journée l’esprit tranquille. De plus, vous commencez la suivante en sachant, tout de suite, par quoi commencer et comment vous y prendre.

ORGANISER VOTRE ESPACE DE TRAVAIL

• Équipez-vous d’un poste de travail ergonomique;
• Que votre espace de travail soit ordonné au quotidien et lumineux;
• Triez et classez vos documents de travail en ne gardant sur votre bureau que ce qui vous est utile au quotidien;
• Rangez votre bureau à la fin de chaque journée de travail pour que le lendemain matin il soit accueillant;
• Vos documents électroniques doivent, eux aussi, être classés avec logique pour pouvoir les retrouver facilement et rapidement.

DÉLÉGUER

La délégation est bien souvent la solution qui permet aux entrepreneurs de :

• Se concentrer sur les activités à haut rendement de leur entreprise;
• Éviter d’effectuer des tâches qu’ils jugent rébarbatives
• Confier leurs tâches à des experts qui auront du plaisir à les prendre en charge tout en offrant un résultat bien meilleur;
• Gagner en qualité de vie en reprenant le contrôle de leurs activités et de leur temps.

Certains entrepreneurs sont pleinement conscients de leur besoin de déléguer. Ils y ont recours volontiers dès qu’ils trouvent la ressource correspondant à leurs besoins et leurs exigences.

Pour d’autres, une appréhension les retient de passer à l’action. Ils sont convaincus que personne d’autre ne pourrait exécuter ces tâches chronophages aussi bien qu’eux.

Et pourtant, la délégation c’est tellement simple. Il suffit de respecter les règles suivantes :

• Identifiez les tâches que vous pouvez déléguer;
• Choisissez les experts à qui vous souhaitez les confier : collègues, employés et/ou ressource externe;
• Expliquez clairement vos besoins, objectifs, attentes et l’échéance prévue pour l’exécution de ces tâches;
• Prévoyez du temps pour vérifier si le tout a été accompli tel que souhaité.

Un lien de confiance se développera progressivement. De plus, votre investissement initial en temps se transformera bien vite en gain d’argent, d’efficacité et de tranquillité d’esprit.

La liste des services à déléguer est longue, voici quelques exemples :

• Besoins pour votre entreprise : facturation, gestion des réseaux sociaux, gestion d’agenda, retour d’appels, gestion des offres de services, gestion des comptes à payer et des comptes à recevoir, organisation d’événements, réservation de voyages, rédaction/correction/traduction de documents, recherche de partenariat, etc.

• Besoins pour votre vie personnelle : Service de coursier, commandes traiteur, nettoyage à sec, tonte de gazon, ouverture/fermeture de votre piscine, entretien paysager, soutien scolaire, service de gardiennage, entretien ménager, etc.

ÉQUILIBRE TRAVAIL/BIEN-ÊTRE

• Prenez des pauses durant la journée pour vous ressourcer. Pourquoi ne pas prendre une marche, faire du sport, ou méditer ? Ces périodes vous permettront de prendre du recul, de vous énergiser ou de récupérer une pleine concentration;
• Adoptez de bonnes habitudes de vie. Veillez à votre qualité de sommeil tout en ayant une alimentation saine et équilibrée.

Vous souhaiteriez améliorer l’organisation de vos activités et de votre temps en déléguant vos tâches administratives ? Contactez-moi, il me fera grand plaisir de vous aider !

Sabine