20 Jan Comment déléguer efficacement

Que vous soyez entrepreneur ou gestionnaire, Il est essentiel que vous soyez conscient des bienfaits de la délégation et que vous sachiez comment déléguer pour vous concentrer sur les tâches à haut rendement.

Ne pas déléguer peut avoir un effet dévastateur sur vos résultats d’affaires, le développement de votre entreprise et sur votre vie personnelle!

Déléguer est un investissement qui portera ses fruits à moyen et long termes.

Voici les 8 règles à suivre en vue de maîtriser les principes de la délégation avec votre adjointe virtuelle pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise :

Identifiez les activités non essentielles qui accaparent votre temps en portant un regard objectif sur votre charge de travail.

Analysez votre emploi du temps pendant deux semaines afin d’être en mesure de répondre à ces questions :

• Combien de temps consacrez-vous aux activités stratégiques? Aux problèmes quotidiens?
• Y a-t-il des activités ou des projets importants que vous remettez sans cesse à plus tard?

Puis identifiez les tâches que vous pourriez déléguer afin de bénéficier

Déterminez qui sont les personnes les mieux outillées pour accomplir les tâches que vous avez décidé de déléguer.

Les entrepreneurs qui réussissent sont conscients de leurs forces et de leurs faiblesses et savent où leur contribution est la plus utile. Concentrez-vous sur votre expertise. Vous êtes un excellent planificateur financier, mais la préparation, l’envoi et la gestion de vos offres de services vous rend fou? Pourquoi ne pas déléguer cette tâche à une ADJOINTE VIRTUELLE qui veillera à répondre rapidement à vos clients et à leur fournir les informations et documents dans les délais requis en respectant vos normes et, pourquoi pas, en mettant en place une structure optimale de gestion des demandes d’offres de services. Vous vous faciliterez la vie tout en améliorant la performance de votre entreprise.

Prenez le temps de choisir l’adjointe virtuelle qui vous convient

Assurez-vous de dénicher une alliée de premier plan ayant des compétences complémentaires aux vôtres afin d’atteindre vos objectifs d’affaires. Vérifiez ses références et assurez vous que vos personnalités soient compatibles.

Faites confiance

La confiance sera votre meilleure alliée dans le processus de délégation.

Prenez le temps d’encadrer et de former votre adjointe virtuelle dès le début du mandat. Ainsi, elle pourra rapidement accepter des tâches plus complexes afin de vous dégager le maximum de temps pour vous consacrer à celles que vous avez décidé de conserver.

Évitez de penser que vous êtes la seule personne à pouvoir faire les choses correctement, ou que la formation prend trop de temps. L’investissement initial en vaudra largement la peine!

Faites part de votre stratégie d’affaires à votre adjointe virtuelle.

Ne dirigez pas du haut de votre tour d’ivoire. Le fait d’avoir une vision d’avenir commune permet d’orienter toutes les sphères de l’entreprise dans le même sens. Et n’oubliez pas que votre adjointe virtuelle est une excellente source d’idées novatrices.

Structurez vos processus.

Profitez de la mise en place de cette nouvelle collaboration pour mettre sur papier, avec l’aide de votre adjointe virtuelle, tous les processus d’affaires que vous avez en tête. Ceux-ci doivent être clairs, détaillés et propices à l’apprentissage. Une entreprise ayant des processus structurés est également plus facile à vendre, le temps venu.

Ayez l’esprit ouvert aux nouvelles façons de faire ou différentes des vôtres.

Si vous faites preuve de curiosité et d’ouverture face aux méthodes de travail et façons de faire différentes des vôtres, vous pourriez être agréablement surpris par celles de votre adjointe virtuelle pour qui l’efficacité et l’organisation font partie de son quotidien. Peut-être souhaiterez-vous les adopter !

Assurez un suivi, sans faire de micro gestion

Les entrepreneurs prospères restent maîtres de leur entreprise tout en déléguant et en ayant une vue d’ensemble sur celle-ci. Faites le point régulièrement avec votre adjointe virtuelle concernant la progression des dossiers sur lesquels elle travaille.

Pour bénéficier d’une collaboration efficace et optimale, soyez clair dans vos attentes et communiquez avec ouverture et respect.

Rappelez-vous que : les limites de l’entrepreneur deviennent celles de l’entreprise.

6 ÉTAPES À SUIVRE POUR DÉLÉGUER EFFICACEMENT

Pour que tout se déroule bien, vous devez mettre en place un processus à la fois simple et efficient.

Étape 1 : Définissez les tâches à déléguer.

Étape 2 : Choisissez l’adjointe virtuelle à qui vous déléguerez ces tâches et créez-lui une adresse courriel au nom de votre compagnie pour faciliter les échanges internes et externes (avec vos clients, partenaires, etc.)

Étape 3 : Planifier les plages de travail selon la fréquence et le nombre d’heures par semaine dont vous avez besoin. Vous saurez quand votre adjointe virtuelle travaillera pour vous et qu’elle sera à votre entière disposition.

Étape 4 : Précisez le résultat attendu (par exemple, un CRM à jour, exempt de doublons) et non la méthode à suivre. Laissez votre adjointe virtuelle choisir la façon qui lui convient pour arriver au résultat que vous souhaitez.

Étape 5 : Déterminez votre mode de communication et les outils que vous préférez utiliser. Ce pourrait être une réunion hebdomadaire via Zoom pour coordonner le travail de la semaine et donner de la rétroaction et l’envoi de courriels en cas de questions ou de problèmes.

Étape 6 : Utilisez une plateforme collaborative comme Dropbox, One Drive ou Teams pour échanger des documents. Cela vous évitera d’envoyer et de recevoir d’innombrables courriels.

Vous voici maintenant parfaitement informé sur les bienfaits de la délégation et comment la mettre en place efficacement. Si vous êtes prêt à franchir cette étape, ADMIN’ Comme Sabine peut vous aider. La liste des tâches que nous pouvons prendre en charge est assez exhaustive mais en voici un exemple :  la gestion de vos courriels, la facturation, l’entrée de données, la création et la mise en page de divers documents (formulaires, rapports, présentations, procédures, questionnaires, gabarits de documents), la conciliation bancaire, la correction, la préparation de comités corporatifs et la rédaction de procès-verbaux, etc.
Je suis également entourée d’une équipe de collaborateurs aux expertises diversifiées : comptabilité, traduction, rédaction, graphisme … 

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur la manière dont
ADMIN’ Comme Sabine peut transformer votre quotidien, n’attendez pas plus longtemps et contactez-moi pour en discuter plus en détail.