08 Jan Quels sont les ingrédients clé d’une bonne relation avec votre adjointe virtuelle?
Certains d’entre vous ont déjà eu l’occasion de travailler avec une adjointe virtuelle tandis que d’autres découvrent ce type de collaboration. Quelle que soit votre expérience, il est essentiel de respecter certaines règles pour vous assurer d’une collaboration gagnante. Voici ce que je vous recommande.
VOS ATTENTES DOIVENT ÊTRE CLAIRES
Vos besoins
Si vous souhaitez être bien assisté(e), vous devez être en mesure d’expliquer clairement vos besoins, votre contexte, vos défis et de préciser quelles sont vos priorités.
Il est essentiel de déterminer, dès le départ, les tâches que vous souhaitez confier à votre adjointe virtuelle. Celles-ci pourront évoluer au fil du temps selon vos besoins et les compétences de votre adjointe. Les adjointes ont chacune leurs spécialités et ne peuvent être compétentes pour toutes les tâches administratives. Assurez-vous de leur confier des tâches correspondant à leur expertise.
L’horaire
Vous devez déterminer le nombre d’heures de travail que vous souhaitez confier à votre adjointe virtuelle par semaine ou par mois. Ainsi elle peut facilement planifier son horaire. Si vos besoins augmentent, prenez le temps d’en discuter avec elle d’avance afin qu’elle puisse s’ajuster.
Votre satisfaction
Faites le point régulièrement avec votre adjointe afin qu’elle soit informée de votre satisfaction ou des points à améliorer. Ainsi, vous serez pleinement satisfait(e) de son travail et elle sera informée de votre satisfaction ou des ajustements à apporter.
UNE RELATION DE CONFIANCE À BÂTIR
La confiance se bâtit avec le temps! Cependant, assurez-vous de confier à votre adjointe virtuelle, dans un délai raisonnable, toutes les informations confidentielles dont elle pourrait avoir besoin pour effectuer son travail efficacement (accès au compte bancaire, numéro de votre carte de crédit, accès à votre base de clients ou de partenaires, divers mots de passe etc.).
Le respect de la confidentialité fait partie intégrante du quotidien d’une adjointe qu’elle soit virtuelle ou pas. Les adjointes sont amenées à être en contact avec différents aspects de la vie de leurs clients. Ces derniers peuvent même confier à leur adjointe virtuelle certaines tâches touchant la sphère personnelle de leur vie toujours dans le but de les délester d’une charge mentale qui les empêche de se concentrer sur leur expertise.
UNE RELATION BASÉE SUR LE RESPECT
Le respect se doit, bien évidemment, d’être mutuel et se manifeste de différentes manières.
Un savoir-faire et un savoir-être de circonstance
Tout peut se dire en choisissant les bons mots. Si une situation vous rend mal à l’aise ou génère de la frustration, n’attendez surtout pas pour en parler à votre adjointe. N’hésitez jamais à communiquer! Cela désamorce, bien souvent, de nombreux malentendus et permet de continuer une saine relation d’affaires sur des fondations fortes.
Éviter les fausses urgences
Quoi de plus désagréable que de devoir répondre dans l’urgence à une demande d’un client qui aurait pu être planifiée un mois plus tôt ?
Si vous avez tendance à procrastiner ou être désorganisé(e) dans la planification de vos priorités, informez-en votre adjointe virtuelle. Elle saura faire les rappels et suivis nécessaires. Ainsi, cela vous évitera de lui confier des tâches non planifiées au dernier moment.
Payer les factures de votre adjointe virtuelle dans les délais requis
Votre adjointe virtuelle est une entrepreneure, comme vous. Son statut de travailleur autonome fait en sorte qu’elle ne peut se permettre de jongler avec des retards de paiement. Payer ses factures dans les délais requis est une excellente manière de lui témoigner votre considération et votre respect.
En respectant ces quelques règles, vous partirez sur les meilleures bases possibles pour vous doter d’une alliée indispensable à votre réussite qui saura vous comprendre, vous soutenir et vous accompagner avec proactivité sur la route du succès.
Si vous souhaitez en discuter plus en détail, Contactez-moi !
Sabine.