12 Mar Comment gérer efficacement ses courriels?

La liste de vos courriels non traités s’allonge jour après jour au point que vous en perdiez le contrôle. Elle vous décourage chaque matin lorsque vous ouvrez votre boîte de réception.

Voici quelques conseils simples qui régleront ce problème si vous les appliquez avec rigueur.

NE LAISSEZ PAS VOS COURRIELS INTERROMPRE VOTRE CONCENTRATION

Il peut être tentant d’interrompre son travail à chaque notification indiquant l’entrée d’un nouveau courriel. Pourtant, cette mauvaise habitude est la meilleure manière de perdre beaucoup de temps.

En effet, il vous faudra plusieurs minutes pour vous replonger dans votre travail après chaque interruption.

Désactiver les notifications ou fermer votre messagerie.

Fixez, à la fréquence de votre choix, des blocs dans votre horaire pour traiter vos courriels. Plusieurs blocs peuvent être planifiés chaque jour selon le nombre de courriels que vous recevez et le délai avec lequel vous devez y répondre.

COMMENT TRAITER UN NOUVEAU COURRIEL?

Le traiter immédiatement après lecture si vous pouvez le faire en moins de 5 minutes, puis supprimez-le. Sinon transformez-le en tâche.

Le transférer pour information ou délégation.

Le supprimer si vous n’en avez pas besoin.

Le classer si vous souhaitez le conserver.

Le transformer en rendez-vous selon le contexte.

COMMENT CLASSER VOS COURRIELS?

Les courriels qui nécessitent une action doivent être transformés en tâches (soit dans Outlook ou dans une autre application telle que Basecamp, Trello, Asana ou autre) en indiquant une date d’exécution et en lui attribuant une catégorie.

Les courriels qui nécessitent une rencontre doivent être transformés en rendez-vous.

Chaque jour, prenez le temps de classer vos courriels dans les dossiers et sous-dossiers que vous aurez créés et nommés selon le sujet ou projet de travail concerné. Ces noms de dossiers peuvent être précédés d’un chiffre selon la fréquence à laquelle vous les utilisez. Ainsi, le dossier
‘’1- Facturation’’ sera placé avant le dossier ‘’2- Analyse’’ car c’est le dossier que vous utilisez le plus souvent. Ainsi, vous le retrouverez plus rapidement à chaque utilisation. Procéder ainsi pour chacun de vos dossiers. Cela peut être très utile lorsque l’on travaille avec un grand nombre de dossiers.

Attention, essayez de conserver le moins d’informations possible dans Outlook afin de ne pas le surcharger. Classez vos courriels/dossiers avec vos documents Windows.

Veillez à vider régulièrement votre boîte d’éléments indésirables et celles des éléments supprimés.

ÉVITER D’ENCOMBRER INUTILEMENT VOTRE BOITE DE RÉCEPTION

Créez des règles de messagerie afin que les courriels que vous souhaitez lire plus tard (infolettres, copies conformes, etc.) soient automatiquement redirigés vers le dossier concerné que vous aurez créé. Vous en prendrez connaissance lorsque vous aurez planifié de le faire.

Donnez des directives claires aux membres de votre équipe concernant les situations pour lesquelles vous souhaitez être en copie conforme des courriels. Cela réduira le nombre de courriels inutiles qui encombrent votre boîte de réception et qui requièrent du temps de traitement.

Utilisez un outil comme tel que Teams, Slack, Skype pour échanger avec votre équipe et apporter des réponses rapides à leurs questions, cela évitera d’encombrer inutilement votre messagerie et celle de vos collaborateurs.

UNE BOITE DE RÉCEPTION VIDE A LA FIN DE CHAQUE JOURNÉE

En appliquant ces quelques conseils, votre boîte de réception sera vide à la fin de chaque journée, vos rendez-vous et vos tâches seront planifiés dans votre agenda, les tâches qui ne vous concernent pas seront déléguées aux bonnes ressources, les courriels inutiles seront supprimés et ceux que vous souhaitez conserver seront archivés.

Si vous avez besoin d’aide pour obtenir ce résultat, contactez-moi, je serai ravie de vous aider!

Sabine